Agenti che leggono la posta, gli archivi e i documenti, e scrivono dentro i programmi che usi già

Per chi

Il caso tipico

• —A fine giornata non sai dire se è rimasto fuori un ordine, e per scoprirlo devi riaprire la posta
• —Nella settimana in cui i fornitori fatturano tutti insieme la registrazione resta indietro, e l'unico rimedio che hai è spostare qualcuno da un altro lavoro
• —Un cliente ti scrive il venerdì sera, e legge una risposta il lunedì
• —Il telefono squilla mentre sei da un cliente: chi chiama riprova una volta, poi chiama qualcun altro
• —In consiglio ti chiedono a che punto sei con l'AI, e per ora la risposta è un elenco di nomi di prodotti

Il lavoro

Cosa comprende

• Contare il lavoro, prima di automatizzarlo

  Si parte dai documenti e dai messaggi veri, quelli di un mese pieno, e si guarda dove finisce ogni dato: chi lo copia, in quale campo, cosa fa quando qualcosa non torna. Da lì esce l'elenco di quali lavori conviene passare all'AI, in che ordine, e cosa costa tenerli accesi. Quello che non si riesce a contare non entra nel piano, e resta scritto col suo nome.

• I documenti dei fornitori, registrati da soli

  L'agente apre l'allegato, riconosce chi ha scritto e cosa ha mandato, e ne ricava le righe: fornitore, articoli, quantità, scadenza. Poi confronta quello che è arrivato con l'ordine e con quello che il magazzino ha visto entrare. Registra quello che torna e ti lascia i casi che non tornano.

• La posta e le chat dei clienti

  Chi chiede dov'è un ordine, chi vuole la copia di una fattura, chi cerca un listino: l'assistente risponde andando a leggere il dato dentro il gestionale, invece di scrivere che la richiesta è stata presa in carico. Le frasi sono le tue, scritte una per una e rilette da te prima che vadano in linea. Poi le stesse regole si spostano sulla chat e su WhatsApp, un canale alla volta.

• Il numero che risponde sempre

  Un agente vocale risponde sul numero che hai già, con dietro i programmi da cui esce la risposta: a che punto è un ordine, se quel pezzo c'è a magazzino, quando si libera un posto per l'intervento. Se c'è un appuntamento da fissare, chi ha chiamato riattacca con la data. In uscita non chiama nessuno.

• L'archivio che risponde, e dice da dove

  Contratti, capitolati, schede tecniche, verbali. Si chiede a parole e la risposta arriva col documento e la pagina da cui è uscita. Se in archivio la risposta non c'è, la frase è che non c'è, non una frase verosimile: una risposta senza fonte non la puoi controllare, una che porta il documento sì.

• Il confine, e il registro di quello che ha fatto

  Cosa l'agente chiude da solo e cosa lascia a te lo decidiamo con te, e finisce scritto: sopra un certo importo, fuori dalla tolleranza sulle quantità, su un fornitore che non ha mai scritto prima. All'inizio propone e una persona conferma, così si misura quanto sbaglia; passa all'automatico quando gli errori scendono sotto la soglia che hai scelto tu. Ogni cosa che fa resta in un registro che apri quando vuoi, e le regole si cambiano da un pannello, in italiano, senza chiamare nessuno.

Il preventivo

Cosa sposta il prezzo

Le voci le trovi tutte prima della firma, e quasi sempre esiste un perimetro più stretto che parte adesso e cresce dopo.

Domande

Le domande che arrivano prima del preventivo.

Un agente AI sostituisce una persona?

No. Prende in carico la parte che nessuno rivendica: leggere un documento solo per riportarne i dati in un campo. Chi lo faceva torna al lavoro per cui l'hai assunto — trattare i prezzi coi fornitori, contestare quello che non va, chiamare prima che scada un pagamento. Quella parte lì un agente non la sa fare.

Su quali sistemi funziona?

Le integrazioni sono lo stesso lavoro che si fa quando si scrive un software, con un agente al posto di uno script: si entra nel gestionale che usi — Zucchetti, TeamSystem, Fatture in Cloud, o quello che ti hanno scritto su misura vent'anni fa — e nel canale da cui le fatture elettroniche passano per lo SDI. Dove un programma non espone un'API si entra da dove quel programma scrive già: l'esportazione notturna, il database, il file che manda in stampa. Quale di queste strade sia praticabile lo dice l'analisi. Poi si preventiva.

Il cliente capisce che gli risponde un'AI?

Sì. In fondo a ogni risposta c'è scritto che a rispondere è un assistente, e come si arriva a una persona. La prima riga la chiede l'AI Act europeo; la seconda è una scelta di metodo, perché un cliente che si sente in trappola scrive tre volte e poi telefona.

Da cosa dipende il prezzo?

Dallo stato dei documenti e dei dati che l'agente deve leggere, prima che dal loro numero. Un modello sempre uguale si studia una volta e poi vale per tutti; cento fornitori che compilano ognuno a modo suo sono cento letture da verificare una per una. Conta poi quante regole di controllo vanno scritte, che è la voce più lunga del conteggio, e quanto è chiuso il programma in cui l'agente deve scrivere. Il conteggio esce dall'analisi, voce per voce.

I dati dell'azienda finiscono nei modelli di qualcun altro?

No. Si scelgono servizi con contratti che escludono l'uso dei tuoi dati per addestrare i modelli, e l'intestazione degli account sta scritta nel preventivo. Documenti e archivi restano nei tuoi sistemi: l'AI li legge, non li sposta.

Cosa succede quando l'AI sbaglia?

Chi corregge è deciso prima. Sui passaggi che contano l'agente passa la mano a una persona, e quello che ha fatto resta in un registro che si rilegge a posteriori. Un automatismo che sbaglia in silenzio non entra in produzione.

Quanto costa far funzionare l'AI ogni mese?

Modelli e telefonia si pagano a consumo: la spesa segue quante richieste passano e quanto sono lunghe. La stima mensile arriva col conteggio da cui esce, e dopo i primi mesi si rifà sui numeri veri invece che sulle previsioni.

Come funziona l'assistenza dopo la consegna?

Il primo anno è compreso. Dal tredicesimo mese costa il 15% del valore del progetto all'anno, con un minimo annuo scritto nel contratto. Dentro ci sono le correzioni, gli adeguamenti quando cambia una normativa o l'API di un programma collegato, e chi interviene quando qualcosa si ferma.

Lavorate in tutta Italia?

Sì. Veniamo da te mezza giornata, alla scrivania di chi lavora. Dove il viaggio non si giustifica si guarda in videochiamata con lo schermo condiviso: le domande sono le stesse, e anche il documento che ne esce.

Intorno

Cosa arriva insieme a questo lavoro

Un agente vale quanto la riga in cui scrive. Se il tuo gestionale quella riga la accetta solo da chi la digita nella sua schermata, l'agente legge benissimo e poi non conclude niente. Il lavoro comincia da lì: un'API, un'importazione, una tabella d'appoggio. Chi ti costruisce l'agente deve poter mettere mano anche a quello, e per questo l'agente e il programma che lo regge stanno dentro lo stesso progetto. Il modo di scrivere in contabilità lo proviamo a mano, su un documento tuo, mentre si fa l'analisi. Se da lì non si entra, prima si sistema il programma.

Servizi

Gli altri cinque servizi.

• Software personalizzato

  Creiamo soluzioni software su misura per rispondere alle specifiche esigenze del tuo business

• UX/UI Design

  Progettiamo interfacce intuitive e funzionali che migliorano l'esperienza utente

• Ricerca e sviluppo

  Sperimentiamo con nuove tecnologie per anticipare i trend di mercato e creare soluzioni innovative

• Applicazioni

  Sviluppiamo applicazioni per i tuoi clienti e per chi lavora fuori dall'ufficio

• Siti Web e E-Commerce

  Realizziamo siti e negozi online veloci e trovabili, collegati ai programmi che usi già

Cosa fa salire un preventivo e cosa lo fa scendere, voce per voce, sta nella pagina prezzi.