Come si forma un preventivo, voce per voce.

Il perimetro

Sei lavori, e per ognuno cosa lo fa costare.

Le schermate non fanno il prezzo: lo fa la scala del lavoro. Per ogni servizio trovi la misura su cui si conta, ed è la stessa che ti torna nel preventivo, riga per riga.

• Il programma su cui la tua azienda cammina tutti i giorni, costruito sul lavoro che fai già

  Software personalizzato

  Parti da due aree collegate, quasi sempre le due che oggi ti costano più ore. Poi tre, poi cinque. Poi tutta l'operatività dentro un programma solo. Accanto alle aree si contano i collegamenti, e lì il conto lo fa il più chiuso dei due programmi: se da una parte c'è Fatture in Cloud e dall'altra un gestionale installato su un server sotto la scrivania, senza documentazione e con l'unica persona che sapeva com'era configurato andata in pensione, la fatica sta tutta lì. È la scala che decide il conto, e la trovi scritta nel progetto prima che si tocchi una riga di codice.

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• Agenti che leggono la posta, gli archivi e i documenti, e scrivono dentro i programmi che usi già

  Artificial Intelligence

  Si comincia da un lavoro solo, quello che si ripete di più. Il perimetro cresce con le forme diverse che l'agente deve imparare — due fornitori su venti che compilano a modo loro danno più da fare dei diciotto messi insieme — e con quanti programmi deve aprire per concludere qualcosa: leggere è la parte facile, scrivere dall'altra parte è quella che si conta. Poi contano le regole di controllo, che sono la voce più lunga del conteggio. Quanti messaggi ricevi, o quante ore l'agente resta acceso, spostano poco.

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• Schermate disegnate su chi le tiene aperte otto ore al giorno

  UX/UI Design

  Si conta in schermate diverse fra loro, non in pagine: venti schede prodotto sullo stesso schema pesano meno di tre schermate disegnate da capo. Poi conta da dove si parte — c'è già un programma in uso su cui si può stare a guardare chi lavora, oppure c'è il foglio bianco — e quante teste diverse devono usarlo: l'ufficio, il magazzino e il cliente finale non vogliono la stessa schermata, e ognuna è un disegno a sé. Rifare il disegno di qualcosa che è già in produzione costa più che disegnarlo la prima volta, perché ogni schermata nuova deve convivere con quelle vecchie finché non sono sostituite tutte.

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• Si prova prima, in piccolo, e resta scritto cosa è uscito

  Ricerca e sviluppo

  Si conta in domande, e una alla volta. La prova più corta è una domanda sola su dati che hai già in ordine ed esportabili senza chiedere niente a nessuno. Si allunga quando i dati vanno prima raccolti, quando il risultato va confrontato riga per riga con quello che oggi fa una persona, e quando a metà strada si scopre che la domanda vera era un'altra — succede, ed è uno dei motivi per cui si prova. Quello che non si riesce a misurare resta fuori dalla prova: una cosa che non si può contare non si può nemmeno smentire.

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• Un'app per i tuoi clienti o per chi lavora fuori, con il gestionale a bordo

  Applicazioni

  Il perimetro si misura in cose che l'app deve saper fare e in mani che la apriranno. Una prima versione per un solo tipo di utente — l'autista che chiude la consegna, il tecnico che firma il rapportino — è una cosa; un'app completa, con lo storico e il pannello da cui l'ufficio guarda, è un'altra; una piattaforma dove il cliente, il tecnico e l'ufficio entrano dalla stessa porta e vedono tre schermate diverse è la terza. Poi conta dove deve girare: solo browser pesa meno di iPhone e Android insieme. E conta quanto deve andare a prendere nel gestionale.

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• Un sito che porta richieste, e un negozio online che sta d'accordo con il tuo magazzino

  Siti Web e E-Commerce

  Un sito lo conta quante pagine sono davvero diverse fra loro: venti schede prodotto sullo stesso schema pesano meno di tre pagine disegnate da capo. Poi conta chi scrive i testi. Un negozio online lo conta il catalogo, e conta quasi tutto: cinquanta prodotti fermi da anni e diecimila che cambiano prezzo ogni settimana stanno su due scale distanti anche se la vetrina sembra la stessa. Subito dopo vengono le varianti — taglia per colore per formato — e i collegamenti da tenere in piedi: magazzino, corrieri, SDI. L'area riservata e l'area B2B con i listini per cliente si contano a parte.

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Le voci che si aggiungono quasi sempre

Sono cinque, e nel tuo preventivo ci finiscono comunque. Stanno qui perché un budget lo prepari sulle voci, non sul totale.

Cosa fa salire e cosa fa scendere il prezzo

La seconda colonna leggila per prima: sono i modi di spendere meno sullo stesso lavoro, e sono le leve che useremmo noi se fossimo al posto tuo.

Insieme

Cosa entra quasi sempre nello stesso preventivo

Un lavoro tira l'altro, e non per allargare il preventivo: un agente ha bisogno di una riga dove scrivere, un e-commerce di un magazzino che tiene, un'app di un sistema dietro. Servizio per servizio, cosa ti arriva insieme e perché — meglio saperlo adesso che al terzo fornitore.

• Software personalizzato

  È la chiglia: sta sotto la linea di galleggiamento, non lo guarda nessuno, e regge tutto quello che ci si appoggia sopra. L'agente che legge le fatture ci scrive dentro, l'e-commerce ci legge le giacenze, l'app di chi sta fuori ne mostra un pezzo, l'agente al telefono ne pesca la data di consegna. Il guasto tipico è sempre lo stesso: un programma disegnato senza sapere cosa gli si attaccherà addosso tiene finché non arriva il primo collegamento, e poi va riaperto. Per questo, mentre lo costruiamo, le porte per il negozio online e per l'agente restano già predisposte anche se le userai fra due anni.

• Artificial Intelligence

  Un agente vale quanto la riga in cui scrive. Se il tuo gestionale quella riga la accetta solo da chi la digita nella sua schermata, l'agente legge benissimo e poi non conclude niente. Il lavoro comincia da lì: un'API, un'importazione, una tabella d'appoggio. Chi ti costruisce l'agente deve poter mettere mano anche a quello, e per questo l'agente e il programma che lo regge stanno dentro lo stesso progetto. Il modo di scrivere in contabilità lo proviamo a mano, su un documento tuo, mentre si fa l'analisi. Se da lì non si entra, prima si sistema il programma.

• UX/UI Design

  Un disegno vale finché qualcuno lo costruisce come sta sul foglio. Le decisioni che contano non sono i colori: sono cosa vede una persona quando la ricerca non trova niente, cosa succede mentre il dato sta arrivando, cosa si legge quando il salvataggio fallisce. Nessuna di queste sta dentro un file di disegno, e quando disegno e codice sono due fornitori diversi si decidono due volte, in due stanze, e nella seconda vince chi ha meno tempo. Qui sono la stessa stanza — e per lo stesso motivo il disegno può guardare dentro il programma: quante righe ha davvero quella tabella, quali campi il gestionale lascia leggere, quanto ci mette ad arrivare una risposta.

• Ricerca e sviluppo

  Una prova che dice di sì diventa un progetto il giorno dopo, e a quel punto serve tutto quello che la prova aveva messo da parte apposta: il programma dove il risultato deve finire, il collegamento che gli porta i dati, le schermate da cui qualcuno lo guarderà. Per questo la domanda da cui si parte non è mai solo «funziona»: è «funziona, e dove va a finire quello che produce». Quando la prova e la costruzione le fa la stessa squadra, quel secondo pezzo è già stato guardato mentre si provava — e quando invece la risposta è no, si è buttato via un pomeriggio invece di un anno.

• Applicazioni

  Un'app da sola è un modulo che raccoglie dati e li lascia lì. Quello che la rende utile sta dietro: l'ordine che entra e diventa una riga da preparare, la presenza che a fine mese finisce in busta paga, l'intervento chiuso che chiude anche la commessa. E c'è un punto delicato che capita sempre: un telefono che torna in linea con dati di mezza giornata prima, mentre in ufficio quella stessa scheda l'hanno già cambiata. Stabilire chi vince vuol dire mettere mano tutte e due le parti, ed è il motivo per cui l'app e il sistema che la regge si disegnano insieme.

• Siti Web e E-Commerce

  Un sito quasi mai resta da solo, e un negozio online non resta mai da solo: prima o poi il modulo deve scrivere dentro il gestionale, l'area riservata deve mostrare i documenti che stanno già lì, e il listino non lo vuoi aggiornare in due posti. Quello che vendi online esce dallo stesso magazzino da cui esce quello che vendi al banco: se dietro non c'è un programma che tiene le giacenze, il negozio ti diventa un secondo archivio da allineare a mano, cioè il lavoro che doveva toglierti. È la parte che di solito si scopre dopo, a sito online, quando chi l'ha costruito i dati non li tocca. Qui il collegamento è una riga di lavoro dentro lo stesso progetto, e il giorno in cui un ordine si perde fra il sito e il gestionale chi ha scritto tutti e due i lati sa già in quale dei due andare a cercarlo.

Domande

Domande sul preventivo.

Perché non pubblicate un listino?

Perché per il software su misura sarebbe falso per chiunque: due aziende della stessa dimensione escono con due preventivi che non si somigliano, perché quello che cambia è cosa deve coprire il programma e con cosa deve parlare. Qui trovi quello che regge per tutti: le voci, cosa le muove, e cosa entra quasi sempre nello stesso conto.

Quando il prezzo diventa un impegno?

Con il preventivo scritto, dopo che siamo venuti a guardare come lavori. Prima di quel documento non esiste nessuna cifra che ci impegni, nemmeno detta al telefono: quello che leggi qui sono le voci da cui il numero è composto e cosa le muove.

Ci sono costi nascosti?

Quelli che si aggiungono stanno tutti scritti qui sopra: analisi, migrazione dei dati, integrazioni, assistenza dal tredicesimo mese e, per i servizi AI, il funzionamento a consumo. Hosting, domini e licenze li paghi al fornitore e restano intestati a te; per gli account dei servizi AI l'intestazione sta scritta nel preventivo. Lì stanno anche le condizioni di pagamento: si concordano su un documento firmato, non su una pagina pubblica.

Ci sono contributi pubblici?

Spesso sì, e cambiano di continuo: bandi regionali e voucher camerali coprono di norma software gestionale, CRM ed e-commerce, quasi mai i siti web. La verifica la facciamo in fase di preventivo e l'esito te lo scriviamo comunque, anche quando è no. Un contributo non entra mai in un preventivo come se fosse già preso.

Il primo passo

La tua azienda non è la media di questa pagina.

Prima mezza giornata da te, con chi userà il programma. Poi le voci di questa pagina ti tornano indietro con un numero accanto, e quel numero esce da quello che abbiamo visto lì.